Portail de l’administrateur – Assistant exécutif

Présentation

Les services Exécutif/Assistant exécutif permettent à un exécutif de choisir parmi un groupe d’assistants, qui ont été affectés au service d’assistant exécutif et qui peuvent répondre ou passer des appels en leur nom. Les exécutifs peuvent appliquer des filtres et mettre en place un filtrage basé sur l’origine des appels. Les exécutifs peuvent également attribuer des calendriers pour les cas où les appels doivent être gérés par les assistants désignés. Les assistants peuvent configurer la destination du Renvoi des appels et choisir d’entrer ou de quitter le pool d’un exécutif.

Service exécutif

Un utilisateur devient un exécutif lorsqu’il a été affecté au service exécutif. L’exécutif peut alors configurer les options suivantes du service exécutif :

• Assistants – L’exécutif peut configurer la liste des assistants qui lui sont assignés et peut déterminer si les assistants peuvent choisir d’y participer ou non. La liste des assistants est établie à des fins d’alerte séquentielle, et tous les assistants doivent faire partie du groupe/entreprise de l’exécutif.
• Filtrage – L’exécutif peut configurer si le filtrage est activé, le mode de filtrage à utiliser pour le filtrage, le type de filtre à utiliser pour le mode de filtrage simple, et les critères à utiliser pour le mode de filtrage avancé.
• Alerte – L’exécutif peut configurer le mode d’alerte pour les appels filtrés, le contenu du nom et du numéro de l’identifiant de la ligne appelante (CLID) pour les appels filtrés, le minuteur pour passer à l’assistant suivant pour les appels filtrés en utilisant le mode d’alerte séquentiel, le minuteur pour déclencher l’action de renvoi pour les appels filtrés, l’action de renvoi à appliquer pour les appels filtrés, et le minuteur à utiliser pour les rappels d’appels.

Service Assistant exécutif

Un utilisateur devient un assistant lorsqu’on lui a attribué le service d’assistant exécutif. L’assistant peut alors configurer les options suivantes du service d’Assistant exécutif :

• Déviation – L’assistant peut configurer si l’option de déviation est activée, et l’adresse vers laquelle dévier les appels filtrés.
• Entrée/sortie – Pour tout exécutif auquel l’assistant est affecté, et pour lequel l’option Autoriser les assistants à entrer/sortir du pool du service exécutif est activée, l’assistant peut configurer s’ils ont choisi d’entrer ou de sortir pour cet exécutif.

Service exécutif et assistant exécutif

Une fois les fonctionnalités définies, un administrateur du site doit les attribuer aux utilisateurs du site.

Veuillez noter ce qui suit :

• Le nombre de licences pour les fonctions d’exécutif et d’assistant exécutif se trouve en haut de l’écran.
• Seuls les utilisateurs auxquels a été attribué un type de station Standard ou Premium figureront dans le tableau d’attribution.
• Un utilisateur peut se voir attribuer soit la fonction d’Exécutif soit la fonction d’Assistant exécutif, mais pas les deux.
• L’affectation des assistants aux exécutifs se fait au niveau du portail de l’utilisateur de Calling.

Comment attribuer un Exécutif et un Assistant exécutif

1. Accéder au portail de l’utilisateur de Calling.
2. Sélectionnez votre site dans le menu déroulant.
3. Sélectionnez l’onglet Utilisateurs.

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4. Trouvez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer les paramètres de messagerie vocale et sélectionnez Actions.
5. Puis sélectionnez Modifier.
6. Sur la page Modifier l’utilisateur, sélectionnez l’onglet Transfert d’appels dans la zone de navigation de gauche.

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7. Dans la section Exécutif et Assistant exécutif, à l’aide du menu déroulant, sélectionnez si cet utilisateur est soit un :
   • Exécutif – En désignant un utilisateur comme exécutif, il peut configurer une liste d’assistants.
   • Assistant exécutif – En désignant un utilisateur comme assistant, il peut choisir de répondre ou non aux appels des exécutifs.
   • Non affecté – cela signifie que l’utilisateur n’est ni marqué comme un exécutif ni comme un assistant exécutif.
8. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Affectation d’un exécutif et d’un assistant exécutif dans le portail d’utilisation Calling

Une fois que le service exécutif a été assigné à un utilisateur final dans le portail d’administration des appels, celui-ci peut maintenant se connecter à son portail d’utilisation Calling appels pour configurer sa nouvelle fonctionnalité.

La première étape consistera pour l’exécutif à affecter des assistants à son pool exécutif. Une fois assignés au pool exécutif, les assistants seront en mesure de passer et de recevoir des appels au nom de l’exécutif. Pour désigner un assistant, suivez ces étapes :

1. Dans le tableau de bord du portail d’utilisation Calling, cliquez sur l’onglet Paramètres d’appel
2. Cliquez sur Fonctionnalités supplémentaires.
3. Dans la section Exécutif, recherchez l’assistant que vous souhaitez ajouter à votre réserve d’assistants. Une fois l’utilisateur trouvé, cliquez sur son nom. Il sera alors ajouté au tableau Mes assistants.

Configurer les filtres de l’exécutif et de l’assistant exécutif

L’étape suivante consiste pour l’exécutif à choisir quand et quels types d’appels doivent être traités par son (ses) assistant(s). Cela se fait en définissant les paramètres suivants :

1. Filtrage des appels – ce paramètre permet de décider quels appels seront transmis à votre assistant.
2. Emplacement à appeler – ce paramètre définit l’emplacement qui sera appelé en utilisant des critères prédéfinis.
3. Alerte – ce paramètre vous avertira, vous et votre assistant, soit simultanément, soit de manière séquentielle.

Filtrage des appels

Le filtrage des appels consiste en des choix simples, tels que : tous les appels, tous les appels internes et tous les appels externes. Vous pouvez également créer un filtre d’appels personnalisé pour vous assurer que seuls les appels spécifiques sont redirigés vers votre assistant exécutif. Si cette option est choisie, vous devrez définir des critères supplémentaires dans la boîte de dialogue du filtre personnalisé.

Emplacement à appeler

Lorsque le filtrage des appels de l’exécutif est activé, les propres emplacements de l’exécutif peuvent également être alertés pour l’appel spécifié dans l’onglet Filtre.

L’exécutif peut choisir d’être modifié pour l’appel filtré dans les emplacements secondaires suivants :

1. Emplacement mobile – le NT spécifié dans les paramètres de mobilité de l’exécutif.
2. Emplacement Anywhere  – le NT spécifié dans les paramètres Anywhere du bureau de l’exécutif.
3. Emplacements d’affichage des appels partagés – les emplacements qui ont été configurés par l’administrateur du site où le NT de l’exécutif est configuré.

Remarque : Il n’y a pas de paramètre de service exécutif pour l’emplacement principal de l’exécutif, donc il est toujours considéré comme valable pour le filtrage du point de vue du service exécutif. En plus de ces emplacements secondaires, les contrôles existants pour les emplacements primaires de l’exécutif s’appliquent également. Par exemple, les emplacements qui ont été entièrement désactivés ne sont pas signalés pour le filtrage. Si aucun emplacement de l’exécutif n’est activé à des fins de filtrage, alors le filtrage des appels des exécutifs est essentiellement désactivé et seuls les assistants sont avertis de l’appel filtré.

Alerte

La fonction d’alerte permet à l’exécutif de configurer les options de sonnerie pour les appels entrants, les options de transfert et la présentation de l’identité de l’appelant lorsque les appels sont transférés à ses assistants. L’option comprend :

1. Mode d’alerte pour les assistants
• Simultané – fait sonner tous les téléphones de l’assistant en même temps.
• Séquentielle – fait sonner les téléphones de l’assistant dans l’ordre où ils apparaissent dans l’onglet Assistants.
2. Rappels d’appels différés
• Il définit le nombre de sonneries à un assistant avant que l’appel ne soit renvoyé à l’exécutif.
3. Nom de l’ID appelant – nom de l’appelant présenté au téléphone de l’assistant.
• Nom de l’exécutif – affiche le nom de l’exécutif auquel l’appel a été passé.
• Nom de l’appelant d’origine – affiche le nom de l’appelant d’origine.
4. Numéro de l’ID appelant – numéro d’identification de l’appelant présenté au téléphone de l’assistant.
5. Numéro de l’exécutif – affiche le numéro de téléphone principal de l’exécutif comme numéro d’identification de l’appelant sur le téléphone de l’assistant.
6. Numéro de l’appelant d’origine – affiche le numéro de téléphone de l’appelant d’origine en tant que numéro d’identification de l’appelant sur le téléphone de l’assistant.
7. Personnalisé
• Alerte numéro personnalisé – une chaîne numérique personnalisée d’une longueur maximale de 23 chiffres qui sera affichée sur le téléphone de l’assistant.

Codes d’accès aux fonctions

Les fonctionnalités de l’exécutif/assistant exécutif ajoutent une fonctionnalité supplémentaire de codes d’accès aux fonctionnalités (FAC) que les utilisateurs peuvent utiliser pour activer/désactiver certaines fonctionnalités d’un téléphone IP qui est associé au numéro de téléphone principal (numéro de poste).
Exécutif

Nom du code d’accès à la fonctionnalité	Valeur par défaut	Services associés
Activation du filtrage des appels de l’exécutif*.	#61	Exécutif
Désactivation du filtrage des appels de l’exécutif*.	#62	Exécutif

* Ne nécessite pas de chiffres supplémentaires lors de la numérotation.

Assistant exécutif

Nom du code d’accès à la fonctionnalité	Valeur par défaut	Services associés
Appel différé de l’assistant exécutif **	#63	Assistante exécutif
Appel d’offres pour les assistants exécutifs**	#64	Assistante exécutif
Entrée de l’assistant exécutif**	#65	Assistante exécutif
Sortie de l’assistant exécutif**	#66	Assistante exécutif

** Nécessite des chiffres supplémentaires lors de la numérotation.

Codes d’accès aux fonctions nécessitant des chiffres supplémentaires

Voici un exemple de séquences de numérotation valables pour les Assistants exécutifs

Code d’accès à la fonction d’opt-in :

• #65 – puis le numéro de téléphone ou le numéro de poste de l’exécutif – code d’accès à la fonction d’opt-in de l’assistant exécutif composé par lui-même.
• #65 + numéro de poste ou de téléphone – code d’accès à la fonction Opt-In de l’assistant exécutif composé avec le numéro de poste ou de téléphone d’un exécutif.

Si l’adresse de l’exécutif n’a pas été fournie avec le code d’accès aux fonctions, l’assistant est invité à donner l’adresse de l’exécutif. L’adresse de l’exécutif peut être n’importe quelle adresse valable pour lui, tel qu’un numéro de téléphone ou un numéro de poste.