Appeler le portail des utilisateurs – Les services exécutif/assistant exécutif

Présentation

Les services Exécutif/Assistant exécutif permettent à un exécutif de choisir parmi un groupe d’assistants, qui ont été affectés au service d’assistant exécutif et qui peuvent répondre ou passer des appels en leur nom. Les exécutifs peuvent appliquer des filtres et mettre en place un filtrage basé sur l’origine des appels. Les exécutifs peuvent également attribuer des calendriers pour les cas où les appels doivent être gérés par les assistants désignés. Les assistants peuvent définir la destination du transfert d’appel et choisir d’être inclus ou non dans le groupe des exécutifs.

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Configurer les paramètres d’appel des exécutifs

Une fois que le service exécutif a été assigné à un utilisateur final dans le portail d’administration des appels, celui-ci peut maintenant se connecter à son portail d’utilisation Calling appels pour configurer sa nouvelle fonctionnalité.

La première étape consistera pour l’exécutif à affecter des assistants à son pool exécutif. Une fois assignés à la réserve de cadres, les assistants pourront passer et recevoir des appels au nom du cadre. Pour désigner un assistant, suivez ces étapes :

1. Dans le tableau de bord du Portail de l’appelant, cliquez sur l’onglet Paramètres d’appel.
2. Cliquez sur Fonctionnalités supplémentaires.
3. Dans la section Exécutif, recherchez l’assistant que vous souhaitez ajouter à votre réserve d’assistants. Une fois l’utilisateur trouvé, cliquez sur son nom. Il sera alors ajouté au tableau Mes assistants.

L’étape suivante consiste pour l’exécutif à choisir quand et quels types d’appels doivent être traités par son (ses) assistant(s). Pour ce faire, il doit définir les paramètres suivants :

1. Filtrage des appels – ce paramètre permet de décider quels appels seront transmis à votre assistant.
2. Emplacement à appeler – ce paramètre définit l’emplacement qui sera appelé en utilisant des critères prédéfinis.
3. Alerte – ce paramètre vous avertira, vous et votre assistant, soit simultanément, soit de manière séquentielle.

Filtrage des appels

Le filtrage des appels consiste en des choix simples, tels que Tous les appels, Tous les appels internes et Tous les appels externes. Vous pouvez également créer un filtre d’appels personnalisé pour vous assurer que seuls des appels spécifiques sont redirigés vers votre assistant exécutif. Si cette option est choisie, vous devrez définir des critères supplémentaires dans la boîte de dialogue du filtre personnalisé.

Emplacement à appeler

Lorsque la fonction de filtrage des appels des cadres est activée, le cadre peut choisir d’alerter d’autres emplacements. Choisissez le Type d’alerte dans le menu déroulant.

• Silencieux
• Sonnerie Éclaboussure

Choisissez ensuite les emplacements à alerter :

1. Emplacement mobile – le NT spécifié dans les paramètres de mobilité de l’exécutif.
2. Emplacement Partout – le NT spécifié dans les paramètres Office Anywhere de l’exécutif.
3. Emplacements des appels partagés – les emplacements qui ont été configurés par l’administrateur du site où le NT de l’exécutif est configuré.

Remarque : Il n’y a pas de paramètre de service de l’exécutif pour l’emplacement principal de l’exécutif, donc il est toujours considéré comme valable pour le filtrage du point de vue du service de l’exécutif. En plus de ces sites secondaires, les contrôles existants pour les sites primaires s’appliquent également. Par exemple, les emplacements qui ont été entièrement désactivés ne sont pas signalés pour le filtrage. Si aucun emplacement de l’exécutif n’est activé à des fins de filtrage, alors le filtrage des appels des exécutifs est essentiellement désactivé et seuls les assistants sont avertis de l’appel filtré.

Alerte

La fonction d’alerte permet à l’exécutif de configurer les options de sonnerie pour les appels entrants, les options de transfert et la présentation de l’identité de l’appelant lorsque les appels sont transférés à ses assistants. L’option comprend :

1. Mode d’alerte pour les assistants
• Simultané – fait sonner tous les téléphones de l’assistant en même temps.
• Séquentielle – fait sonner les téléphones de l’assistant dans l’ordre où ils apparaissent dans l’onglet Assistants.
2. Rappels d’appels différés
• Il définit le nombre de sonneries à un assistant avant que l’appel ne soit renvoyé à l’exécutif.
3. Nom de l’ID de l’appelant – Nom de l’appelant présenté au téléphone de l’assistant
• Nom de l’exécutif – affiche le nom de l’exécutif auquel l’appel a été passé.
• Nom de l’appelant d’origine – affiche le nom de l’appelant d’origine.
4. Numéro d’identification de l’appelant – Numéro d’identification de l’appelant présenté au téléphone de l’assistant
• Numéro de l’exécutif – affiche le numéro de téléphone principal de l’exécutif comme numéro d’identification de l’appelant sur le téléphone de l’assistant.
• Numéro de l’appelant d’origine – affiche le numéro de téléphone de l’appelant d’origine comme numéro d’identification de l’appelant sur le téléphone de l’assistant.
• Personnalisé
• Numéro d’alerte personnalisé – une chaîne numérique personnalisée d’une longueur maximale de 23 chiffres qui sera affichée sur le téléphone de l’assistant.

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Configuration des paramètres d’appel de l’assistant exécutif

Une fois que le service d’assistant exécutif a été assigné à un utilisateur final dans le portail d’administration Calling (Appels), l’assistant exécutif assigné peut maintenant se connecter à son portail d’utilisation Calling (des appels) pour configurer sa nouvelle fonction.

1. Dans le tableau de bord du Portail de l’appelant, cliquez sur l’onglet Paramètres d’appel.
2. Cliquez sur Fonctionnalités supplémentaires.
3. À partir de là, vous pouvez soit opter pour l’adhésion lorsque l’exécutif a besoin de votre assistant, soit pour l’exclusion lorsque vous n’êtes pas utile. Pour activer la fonction Opt-In, cochez la case.

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4. Vous avez également la possibilité de transférer les appels vers un numéro spécifique. Pour ce faire, entrez le numéro dans le champ Configurer le numéro de téléphone et cochez la case Transférer les appels filtrés.
5. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

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Codes d’accès aux fonctions

Les fonctions d’exécutif/Assistant exécutif ajoutent une fonctionnalité supplémentaire de codes d’accès aux fonctionnalités (FAC) que les utilisateurs peuvent utiliser pour activer/désactiver certaines fonctionnalités d’un téléphone IP associé au numéro de téléphone principal (poste).

Exécutif

Nom du code d’accès à la fonctionnalité	Valeur par défaut	Services associés
Activation du filtrage des appels de l’exécutif*.	#61	Exécutif
Désactivation du filtrage des appels de l’exécutif*.	#62	Exécutif

^{* Ne nécessite pas de chiffres supplémentaires lors de la numérotation.}

Assistant exécutif

Nom du code d’accès à la fonctionnalité	Valeur par défaut	Services associés
Appel différé de l’assistant exécutif **	#63	Assistante exécutif
Appel d’offres pour les assistants exécutifs**	#64	Assistante exécutif
Appel d’offres pour les assistants exécutifs**	#65	Assistante exécutif
Sortie de l’assistant exécutif**	#66	Assistante exécutif

^{* Ne nécessite pas de chiffres supplémentaires lors de la numérotation.}

Codes d’accès aux fonctions nécessitant des chiffres supplémentaires

Voici un exemple de séquences de numérotation valables pour les Assistants exécutifs :

Code d’accès à la fonction d’opt-in :

• #65 – puis le numéro de téléphone ou le numéro de poste de l’exécutif – code d’accès à la fonction d’opt-in de l’assistant exécutif composé par lui-même.

• #65 + numéro de poste ou numéro –Code d’accès à la fonction d’assistance aux exécutifs composé avec le numéro de poste ou le numéro d’un exécutif.

Si l’adresse de l’exécutif n’a pas été fournie avec le code d’accès à la fonctionnalité, alors l’assistant est invité à indiquer l’adresse de l’exécutif. L’adresse de l’exécutif peut être n’importe quelle adresse valable pour l’exécutif, comme un numéro de téléphone ou un numéro de poste.

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