Console de réceptionniste – Gérer les appels pour les utilisateurs finaux

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Introduction

Cette section décrit comment passer et gérer les appels. Vos appels en cours s’affichent dans la console d’appel.

Passer des appels

  1. Pour composer un numéro qui n’est pas enregistré dans vos contacts, utilisez le Numéroteur. Puis, saisissez le numéro de téléphone et cliquez sur Composer. L’appel sera passé au numéro spécifié et apparaîtra dans le panneau des appels.
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  3. Pour rappeler le dernier numéro que vous avez appelé, cliquez sur Rappeler. Une liste des numéros récemment composés s’affiche. Sélectionnez le numéro à appeler et l’appel sera initié.
  4. Vous pouvez également rappeler un appel récemment passé en saisissant le numéro dans le numéroteur et une liste des numéros récemment appelés s’affiche. Sélectionnez le numéro à composer, puis cliquez sur Composer.
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    Vous pouvez utiliser n’importe quel répertoire dans le panneau Contacts pour composer un contact, l’historique des appels, ou vous pouvez effectuer une recherche pour composer un contact spécifique.

  6. Pour appeler un contact, dans le volet Contacts, développez le répertoire à partir duquel vous souhaitez appeler un contact.
  7. Cliquez sur le contact que vous souhaitez appeler.
  8. Cliquez sur l’une des options : Afficher – Appel, qui représente la ligne directe de cet utilisateur, ext pour numéro de poste ou MOB pour mobile. Votre appel est passé au numéro spécifié.
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    Remarque : Les boutons qui apparaissent sous un contact sont basés sur les numéros qu’ils ont enregistrés dans leurs coordonnées. Par exemple, un contact a le bouton MOB si son numéro de téléphone portable est stocké dans son compte utilisateur.

  10. Pour effectuer une recherche pour composer un contact – utilisez le panneau Rechercher dans le panneau Contacts pour rechercher le contact dans vos répertoires de contacts. Tapez le nom ou le numéro du contact que vous recherchez. Sélectionnez le contact, puis sélectionnez l’action Appeler ; Appel, Numéro de poste ou Téléphone portable.
  11. Pour passer un appel sortant avec un ID appelant sortant autre que le numéro par défaut, sélectionnez ce numéro dans la liste.

Répondre aux appels

  1. Pour répondre à un appel à l’aide de la fonction Réceptionniste, cliquez sur Répondre. Remarque – Vous pouvez également répondre à un appel à l’aide de la fenêtre de notification d’appel en cliquant n’importe où dans la fenêtre.
  2. Pour mettre un appel actif en attente, à partir de la console d’appel, déplacez la souris sur l’appel que vous souhaitez mettre en attente, puis cliquez sur Mettre en attente.
  3. Pour reprendre un appel en attente, cliquez sur répondre.
  4. Vous pouvez également gérer plusieurs appels à partir de la console d’appel. Si vous êtes sur un appel actif et que vous recevez un nouvel appel entrant, cliquez sur Répondre pour recevoir le nouvel appel. Votre premier appel sera automatiquement mis en attente. Vous pouvez utiliser les touches Mettre en attente et Répondre pour vous déplacer entre les deux appels.
  5. Pour mettre fin à un appel actif, cliquez sur Terminer.

Transférer des appels

Il existe plusieurs façons de transférer un appel, y compris le transfert aveugle, le transfert avec consultation et le transfert vers la file d’attente.

Pour transférer un appel vers un autre numéro sans introduire l’appelant auprès de la partie de destination, utilisez un transfert aveugle. Vous pouvez transférer les appels en aveugle qui sont actifs, en attente ou en sonnerie (entrants). Pour les appels entrants, le système redirige l’appel avant qu’il n’ait obtenu une réponse.

Pour utiliser un transfert aveugle d’un appel vers un autre numéro :

  1. Dans la console d’appel, sélectionnez l’appel à transférer.
  2. Dans le composeur, entrez le numéro de destination, puis cliquez sur Transférer. L’appel est transféré et supprimé du panneau Appels.

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Pour transférer un appel à un contact en aveugle :

  1. À partir du panneau Appels, sélectionnez l’appel à transférer.
  2. Dans le volet Contacts, agrandissez le panneau à partir duquel vous souhaitez sélectionner un contact.
  3. Survolez le contact de la destination, puis cliquez sur Transférer. L’appel est transféré et supprimé de la fenêtre d’appel.

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Pour transférer un appel avec une introduction au destinataire, utilisez un appel avec transfert supervisé. Vous pouvez effectuer un transfert supervisé lorsqu’un appel est actif, en attente ou en sonnerie (entrant) sur votre téléphone. Pour les appels entrants, le système redirige l’appel avant qu’il n’ait obtenu une réponse.

Pour transférer un appel supervisé :

  1. Passez un appel à la personne vers laquelle vous voulez transférer l’appel et votre premier appel sera automatiquement mis en attente.
  2. Attendez que la personne appelée accepte votre appel et parlez-lui.
  3. Lorsque vous êtes prêt à transférer l’appel, à partir de la console d’appels, survolez l’appel actif, puis cliquez sur Transférer.

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Les appels sont connectés et supprimés du panneau Appels.

Pour transférer des appels directement vers la messagerie vocale :

  1. pour transférer un appel directement à la messagerie vocale d’une autre personne, dans la fenêtre Console d’appel, sélectionnez l’appel que vous souhaitez transférer.
  2. Dans le panneau Contacts, développez le groupe ou le répertoire d’entreprise et recherchez le contact.
  3. Passez votre souris sur le contact, puis cliquez sur MV.

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Remarque : Cette option est disponible uniquement si la fonctionnalité de messagerie vocale est attribuée et activée sur le contact.

Téléconférences

Pour gérer les téléconférences, utilisez le panneau Téléconférence.

Vous pouvez démarrer une téléconférence avec plusieurs personnes de l’une des deux manières suivantes :

  1. Lors d’un appel en cours, passez un appel à une autre personne à l’aide du numéroteur ou à partir de vos contacts. Lorsque la tierce partie a répondu, cliquez sur le bouton Conférence. Vous pouvez voir la Conférence que vous avez démarrée dans le panneau Conférence. Répétez cette procédure pour ajouter d’autres personnes à l’appel.
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  3. Pour supprimer une personne spécifique de la conférence, sélectionnez son appel dans le panneau Conférence, puis cliquez sur Terminer. Pour quitter la conférence sans y mettre fin pour les autres interlocuteurs, cliquez sur le bouton Quitter la conférence. Vous pouvez également lancer une téléconférence à trois si vous avez déjà deux appels en cours.
  4. Sélectionnez l’un des appels dans le panneau Appel, survolez l’autre appel auquel vous souhaitez participer, puis cliquez sur le bouton Conférence. Les 3 participants rejoignent la Conférence.