Console de réceptionniste – Gérer les contacts

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Que souhaitez-vous savoir :

La surveillance dynamique vous permet d’afficher l’état de la ligne des contacts sélectionnés dans votre entreprise en fonction de vos besoins.

Introduction

Le réceptionniste vous permet de surveiller quand d’autres utilisateurs sont activés ou désactivés sur le téléphone. Il existe deux types de surveillances : statique et dynamique.

Surveillance dynamique des contacts

La surveillance dynamique vous permet d’afficher l’état de la ligne des contacts sélectionnés dans votre entreprise en fonction de vos besoins.

Par exemple, si vous recevez un appel pour un contact que vous n’avez pas en tant que favori et que vous souhaitez voir l’état de la ligne du contact avant de transférer l’appel, vous pouvez choisir de surveiller ce contact si nécessaire.

Pour demander la surveillance dynamique d’un contact, dans le répertoire d’entreprise ou de groupe, cliquez sur le contact. Ceci met à jour l’état de l’appel du contact en temps réel.

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Remarque : Le nombre maximal de contacts est de 100. Lorsque cette limite est atteinte, le premier contact que vous avez surveillé est désélectionné et va cesser d’être surveillé. De plus, si vous cochez la case pour enregistrer votre espace de travail lorsque vous vous déconnectez du Réceptionniste, les contacts que vous avez sélectionnés pour une surveillance dynamique seront enregistrés pour les connexions suivantes.

Surveillance statique des contacts

La surveillance statique est utilisée si vous surveillez généralement les mêmes contacts chaque jour. Ces contacts sont affectés dans votre portail Utilisateur. Veuillez contacter votre administrateur si vous souhaitez configurer les contacts comme favoris.

Après avoir configuré les favoris, vous voyez l’état de la ligne de ces utilisateurs dans le panneau Contact. Les différents États de la ligne peuvent être inactifs, occupés, en sonnerie, renvoi d’appel ou ne pas déranger.

L’icône à côté du nom du contact est :

  • verte lorsque ce contact est inactif ;
  • rouge lorsque ce contact est occupé et au téléphone ;
  • jaune lorsqu’un appel sonne sur la ligne de ce contact ;
  • une flèche rouge lorsque le contact a activé la fonction Transfert d’appels Toujours sur sa ligne ;
  • l’icône Ne pas déranger lorsque ce contact a activé la fonction Ne pas déranger.

Contacts personnels et numéros abrégés

Pour ajouter un contact personnel :

  1. Dans l’onglet Personnel, cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier les contacts personnels s’ouvre.
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  3. Cliquez sur Ajouter. Une nouvelle ligne apparait sous les entrées existantes, vous permettant ainsi de saisir un nom et un numéro de téléphone.
  4. Dans la zone Nom, entrez le nom ou la description du contact tel que vous souhaitez qu’il apparaisse dans la liste de contacts. Dans la case Numéro, entrez le numéro de téléphone du contact.
  5. Pour enregistrer la saisie, cliquez n’importe où dans la boîte de dialogue à l’écart de la saisie.

Pour mettre à jour un contact personnel :

  1. Dans l’onglet Personnel, cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier les contacts personnels s’ouvre.
  2. Double-cliquez sur l’entrée que vous souhaitez modifier. Modifiez les informations du contact si nécessaire.
  3. Pour enregistrer les modifications, cliquez n’importe où dans la boîte de dialogue, à l’écart de la saisie.

Pour supprimer un contact personnel :

  1. Dans l’onglet Personnel, cliquez sur Modifier. La fenêtre Modifier les contacts personnels s’ouvre.
  2. Sélectionnez l’entrée que vous souhaitez supprimer, puis cliquez sur Supprimer.

Pour ajouter, modifier ou supprimer des contacts avec numérotation rapide, suivez les mêmes étapes.

Ajouter une note à un contact

Pour ajouter une note à un contact :

  1. Sélectionnez le contact que vous souhaitez, puis cliquez sur le lien Noter.
  2. Tapez la note. Par exemple : « En vacances jusqu’au douze. »
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer. Votre note est enregistrée.
  4. Pour afficher les notes enregistrées, cliquez sur le lien Notes de ce contact.

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