Console de réceptionniste – Aperçu

Introduction

La Console du réceptionniste est un outil basé sur le Web qui fonctionne dans un navigateur distinct. Il est pris en charge par Internet Explorer, Mozilla Firefox et Safari. Il associe votre combiné téléphonique avec une interface de bureau qui vous permet de diriger facilement vos appels vers le personnel, où qu’il se trouve.

Connexion au portail de l’utilisateur de Calling

1. Pour vous connecter à la Console réceptionniste, connectez-vous à votre Portail de l’utilisateur de l’application Calling.
2. Dans l’onglet Mes applications, cliquez sur le client réceptionniste (Receptionist Client).

Connexion à la Console réceptionniste

1. Après le lancement croisé du Portail de l’utilisateur Calling, vous pouvez vous connecter à la Console réceptionniste en saisissant votre nom d’utilisateur et votre mot de passe. Ce sont votre identifiant et votre mot de passe du Portail de l’utilisateur Calling
2. Une fois ceux-ci saisis dans les champs appropriés, cliquez sur le bouton Connexion.

Panneau Affichage

Le volet Affichage contient les messages globaux, les paramètres de l’application et des informations sur votre compte utilisateur et l’état des appels.

La zone Message global, dans la zone centrale du volet d’affichage, est utilisée pour afficher les informations sur les appels entrants, les avertissements et les messages d’erreur. Lorsqu’un événement se produit, un message apparaît pendant quelques secondes.

Pour afficher et changer vos paramètres actuels, cliquez sur le lien Paramètres. Vous verrez une page avec des onglets en haut de la page. Ces onglets contiennent divers paramètres associésà votre compte.
Pour revenir à la page principale, cliquez sur Retour à la l’application.

Si vous avez besoin d’aide pour la Console réceptionniste, cliquez sur le lien Aide et le Guide de l’utilisateur s’ouvrira en format PDF.

Pour vous déconnecter de la Console réceptionniste, cliquez sur Déconnexion.

L’état actuel de votre ligne apparaît avec une icône à côté de votre nom. Une seule icône d’état de ligne apparaîtra. Ne pas déranger a la présence de service la plus élevée, suivie de Renvoi d’appel Toujours, puis Occupé. Si aucun service n’est activé et que votre téléphone est inactif, aucune icône n’apparaîtra.

Les différentes icônes sont :

Décroché –
Ne pas déranger –
Transfert d’appels Toujours –
Message en attente –

Pour activer ou désactiver la fonction Ne pas déranger ou Transfert d’appels Toujours :

1. En haut à droite de la page principale, cliquez sur Paramètres.



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2. Cliquez sur l’onglet Services.
3. Sélectionnez le service que vous voulez activer ou désactiver, et cochez ou décochez la case Actif.
4. Si vous avez coché la case Actif pour Renvoi automatique des appels, dans la zone de texte Renvoi vers, entrez le numéro de téléphone auquel vous souhaitez renvoyer votre appel. Cochez également la case Ring Splash si vous souhaitez être averti par une courte sonnerie qu’un appel est arrivé et a été transféré.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Volet Contacts

Le volet Contacts contient vos répertoires de contacts et vous permet d’utiliser vos contacts pour passer des appels. Pour plus d’informations sur l’utilisation de vos contacts pour passer des appels, reportez-vous à l’article Gestion des contacts.

Pour afficher un contact dans l’un des répertoires :

1. Cliquez sur un onglet pour afficher ses contacts, puis cliquez sur le contact pour développer et afficher ses coordonnées.
2. Pour réduire un contact, cliquez de nouveau dessus.

Le volet Contacts contient les onglets suivants qui se développent en panneaux lorsque vous cliquez dessus :

1. Rechercher – Vous permet de rechercher des contacts dans n’importe lequel de vos répertoires.
2. Société ou Entreprise – Affiche tous les contacts de votre société ou organisation.
3. Personnel (répertoire) – Vous permet d’afficher, d’ajouter et de modifier vos contacts personnels.
4. Numéros abrégés – Permet de visualiser, d’ajouter et de modifier votre liste de numéros abrégés.
5. Files d’attente d’appels – Affiche une liste de toutes les files d’attente du centre d’appels et des numéros DNIS où vous avez été assigné.
6. Surveillé – affiche les contacts que vous surveillez actuellement.

Pour trouver rapidement vos contacts fréquents dans un répertoire spécifique, sélectionnez Afficher tout, puis déplacez les répertoires que vous utilisez le plus vers la console d’appel.

Console d’appel

Vous pouvez utiliser la console d’appel pour afficher et gérer vos appels en cours. Pour plus d’informations sur la gestion des appels, voir l’article Gérer les appels.

Cet en-tête Call Console contient ces boutons :

1. Historique des appels – Permet d’accéder à votre liste d’historique des appels qui comporte les catégories appels manqués, passés et reçus.
2. Composeur – Entrez un numéro, puis cliquez sur Composer pour passer un appel.
3. Recomposer – Rappelez les appels récemment passés en cliquant sur ce bouton et en sélectionnant le numéro de votre choix.

La console d’appel contient également le volet Mes téléconférences, qui affiche chaque participant d’une téléconférence active que vous avez démarrée. Pendant que vous êtes en conférence téléphonique active, l’en-tête contient ces commandes qui vous permettent de gérer la Conférence :

• Terminer la conférence – Mettre fin à la conférence en cours pour toutes les parties.
• Quitter la conférence – Quitter la conférence, mais laisser les deux autres participants poursuivre l’appel.
• Mettre la conférence en attente – Mettre l’intégralité de la téléconférence en attente.
• Répondre à la conférence – Reprendre la téléconférence que vous avez précédemment mise en attente.

Volet Appels en file d’attente

Vous pouvez utiliser le volet appels en file d’attente pour surveiller et gérer les appels en attente.

1. Pour sélectionner les files d’attente que vous souhaitez afficher dans le panneau, cliquez sur l’icône outils, puis cliquez sur modifier la boîte de dialogue de favoris de la file d’attente.

Vous pouvez sélectionner les files d’attente que vous souhaitez afficher dans le panneau et sélectionner le nombre d’appels individuels que vous souhaitez afficher à l’écran. Vous pouvez afficher des informations pour jusqu’à 5 files d’attente à la fois, mais vous pouvez changer les files d’attente que vous affichez à tout moment.

Dans chaque file d’attente, vous pouvez voir quel mode de service est actif et des informations en temps réel sur le nombre d’appels en attente dans cette file d’appels en attente ou ce centre d’appels.

Vous pouvez également visualiser et gérer les appels individuels en file d’attente. Vous pouvez récupérer les appels de la file d’attente, réorganiser et promouvoir les appels dans les files d’attente. Vous pouvez également voir combien de temps un appel individuel a été mis en file d’attente.

Remarque : Le chat et l’IM&P ne sont pas pris en charge dans le Client Réceptionniste de l’offre Webex Calling Carrier.