Portail de l’administrateur – Modifier les horaires

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Que souhaitez-vous savoir :

Les horaires sont utilisés pour acheminer les appels entrants en fonction du jour de la semaine et/ou de l’heure. Les horaires sont classés selon les heures d’ouverture ou les jours fériés. Cet article fournit des instructions sur la façon de les modifier, de les ajouter et de les supprimer.

Notes sur les horaires

  • Lors de l’installation, deux horaires prédéfinis sont attribués à votre site. Ils sont affectés à la fonction Standardiste automatique du site :
    • Standardiste automatique Ouvré : Cet horaire définit les jours et les heures pendant lesquels votre bureau prend les appels téléphoniques.
    • Réceptionniste automatique – jour férié : Cet horaire définit les jours où votre bureau est fermé en raison d’un jour férié et où vous ne prenez pas d’appels téléphoniques.
  • Les horaires sont définis par des événements. Les événements représentent les jours de la semaine et les heures de la journée.
  • Pour le bon fonctionnement du Standardiste automatique, vérifiez qu’au moins un événement est défini pour chaque Standardiste automatique prédéfini.
  • Si des horaires de site supplémentaires sont définis, ils n’auront pas d’incidence sur le fonctionnement du Standardiste automatique, sauf s’ils sont attribués au Standardiste automatique.
  • Des horaires spécifiques à l’utilisateur peuvent être mis en œuvre dans Mes règles dans le tableau de bord de Mon téléphone. L’utilisateur peut utiliser l’un des horaires de site existants ou créer et gérer des horaires propres à chaque utilisateur à l’aide de Mes horaires.
  • Si vous prévoyez de traiter tous les appels entrants de la même façon, peu importe le jour ou l’heure, il n’est pas nécessaire de configurer un horaire.
  • Pendant un horaire de vacances, les appels sont acheminés en fonction des paramètres après les heures d’ouverture.


Modifier les horaires

  1. Connectez-vous au portail de l’administrateur.
  2. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez votre site.
  3. Sélectionnez l’onglet Services avancés.
  4. Sélectionnez Scheduling sous Site Package Settings.
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  6. Sélectionnez l’horaire à modifier.
  7. Sélectionnez Modifier.
  8. Pour renommer l’horaire, entrez le nouveau nom. Remarque : Lorsque vous modifiez un horaire existant, vous ne pouvez pas modifier la désignation de l’heure ou du jour férié de l’horaire.
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  10. Sélectionnez Enregistrer.
  11. Pour modifier un événement programmé, sélectionnez l’événement et cliquez sur Modifier.
  12. La fenêtre Modifier l’événement de planification apparaît.
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  14. Modifier le cas échéant :
    • Modifiez le nom de l’événement. C’est généralement le jour de la semaine de l’événement.
    • S’il s’agit d’un événement d’une journée entière, cochez Evénement d’une journée entière.
    • Modifiez la date et l’heure de début de l’événement.
    • Modifiez la date et l’heure de fin de l’événement. Ceci représente vos heures d’ouverture pour ce jour et quand les appelants entendront les messages d’accueil de vos heures d’ouverture (pour Standardistes automatiques).  Par exemple, du lundi 9:00 au lundi 17:00.
    • Ensuite, sélectionnez le modèle de récurrence pour cet événement sous l’onglet Récurrence.
      • Sélectionnez Aucun pour une occasion en dehors d’un jour férié – peut-être un jour d’événement spécial à votre bureau.
      • Sélectionnez Répétition hebdomadaire pour les événements qui doivent se répéter chaque semaine ce jour-là. Sélectionnez le jour de la semaine pour que cet horaire se répète le même jour chaque semaine.
      • Sélectionnez Année Répétition annuelle pour les jours fériés.
    • Sélectionnez Enregistrer.


Ajout d’horaires

Des horaires supplémentaires peuvent être ajoutés et utilisés par d’autres fonctions telles que le centre d’appels ou des services utilisateurs tels que la priorité d’appel ou le renvoi sélectif. Ces autres fonctionnalités peuvent nécessiter des heures d’ouverture uniques qui diffèrent des heures d’ouverture normales.

  1. Connectez-vous au portail de l’administrateur.
  2. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez votre site.
  3. Sélectionnez l’onglet Services avancés.
  4. Sélectionnez Scheduling sous Site Package Settings.
  5. Sélectionnez Ajouter.
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  7. Entrez le nom du programme et sélectionnez Time.
  8. Sélectionnez Enregistrer.
  9.       

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  10. Trouvez le nouvel événement et sélectionnez Editer.
  11. Sélectionnez Ajouter pour ajouter un événement.
  12. Saisissez le nom de l’événement.  C’est généralement le jour de la semaine de l’événement.
    • S’il s’agit d’un événement d’une journée entière, cochez Evénement d’une journée entière.
  13. Saisissez la date et l’heure de début. S’il s’agit d’un événement récurrent, la date de début peut être la même.
  14. Saisissez la date et l’heure de fin de l’événement.
  15. Sous l’onglet Récurrence, sélectionnez le modèle de récurrence pour cet événement.
    • Sélectionnez Aucun pour une occasion en dehors d’un jour férié – peut-être un jour d’événement spécial à votre bureau.
    • Sélectionnez Répétition hebdomadaire pour les événements qui doivent se répéter chaque semaine ce jour-là. Sélectionnez le jour de la semaine pour que cet horaire se répète le même jour chaque semaine.
    • Sélectionnez AnnéeRépétition annuelle pour les jours fériés.
  16. Sélectionnez Enregistrer.
  17. Répétez les étapes pour les 6 autres jours de la semaine.
  18. Affectez l’horaire à son service, tel que le centre d’appels, le renvoi d’appel sélectif ou la réception automatique.


Modifier/Ajouter les horaires des jours fériés

Les horaires des jours fériés contiennent plusieurs événements. Ces événements représentent les jours fériés où votre entreprise est fermée. Il est recommandé de créer un nouveau calendrier des jours fériés chaque année pour s’assurer que les dates et les jours du calendrier correspondent à la période de fermeture des bureaux.

Si l’horaire des jours fériés est affecté au service de Standardiste automatique, les appelants seront dirigés vers les paramètres Après les heures d’ouverture de votre Standardiste automatique.

  1. Connectez-vous au portail de l’administrateur.
  2. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez votre site.
  3. Sélectionnez l’onglet Services avancés.
  4. Sélectionnez Scheduling sous Site Package Settings.
  5. Trouvez le calendrier des jours fériés à modifier et sélectionnez Editer. Ou, pour ajouter un nouveau calendrier de vacances, sélectionnez Ajouter.
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  7. Pour modifier un événement, à l’intérieur de votre calendrier des jours fériés, sélectionnez Editer. Ou, pour ajouter un nouvel événement férié, sélectionnez Ajouter. La fenêtre Editer événement de planification apparaît.
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  9. Modifier le cas échéant :
    • Modifiez le nom de l’événement. C’est typiquement le nom de la fête
    • Sélectionnez Evénement tous les jours si ce jour férié exige que votre bureau soit fermé toute la journée.
    • Modifiez la date de début et la date de fin. S’il s’agit d’un événement d’une journée complète, sélectionnez simplement le jour de début.
    • Modifiez l’heure de début et de fin de l’événement. S’il s’agit d’un événement d’une journée complète, ces options ne s’appliquent pas.
    • Sélectionnez le modèle de récurrence pour cet événement en sélectionnant l’onglet Recurrence.
      • Sélectionnez la récurrence annuelle pour les jours fériés.
      • Sélectionnez Aucun pour une occasion en dehors d’un jour férié – peut-être un jour d’événement spécial à votre bureau.
      • S’il s’agit d’une fête annuelle, choisissez soit la date du jour férié, soit le jour du mois au cours duquel la récurrence se produira.
  1. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
  1. Répétez les étapes pour tous les autres événements du jour férié prévus à l’horaire.


Supprimer les horaires ou les horaires des jours fériés

  1. Connectez-vous au portail de l’administrateur.
  2. Dans le menu déroulant Site, sélectionnez votre site.
  3. Sélectionnez Scheduling sous Site Package Settings.
  4. Sélectionnez l’horaire à supprimer.
  5. Sélectionnez Supprimer.

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