Portail de l’administrateur – La messagerie vocale

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Introduction à la messagerie vocale

La fonctionnalité de messagerie vocale permet aux utilisateurs de récupérer des messages vocaux et des fax via Mes messages sur le tableau de bord du portail de l’utilisateur de Calling, ou par courrier électronique. Les messages vocaux sont envoyés en format .wav et les télécopies en format .tiff. En option, les notifications peuvent être envoyées à un téléphone portable par SMS ou par e-mail.  Ces notifications n’incluront pas les fichiers de messagerie vocale ou de fax.

Prérequis des fonctionnalités

Avant de pouvoir utiliser la fonction de messagerie vocale, l’utilisateur doit se voir attribuer une station avec au moins un numéro de téléphone entrant.  Voir les détails dans la section Attributions des utilisateurs.


Configurer la messagerie vocale d’un utilisateur

  1. Connectez-vous au portail de l’administrateur.
  2. Sélectionnez votre site dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez Utilisateurs dans le menu de gauche.
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  5. Trouvez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez configurer la messagerie vocale et sélectionnez Actions.
  6. Puis sélectionnez Modifier.
  7. Sur la page Modifier l’utilisateur, sélectionnez l’onglet Messagerie vocale dans la navigation à gauche.

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Paramètres

  1. Sous Paramètres, sélectionnez le curseur situé à côté de M’avertir lorsqu’un message est reçu et sélectionnez l’une des options suivantes ou les deux :
    • Via e-mail – entrez l’adresse e-mail qui devrait recevoir une alerte lorsqu’il y a un message (Messagerie vocale et fax).
    • Via SMS – entrez le numéro de téléphone mobile et sélectionnez le fournisseur sans fil dans la liste déroulante.

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  2. Puis cochez Envoyer une copie de tous les nouveaux messages à une autre adresse e-mail et entrez l’adresse, le cas échéant.
  3. Cochez Transférer sur 0 au numéro de téléphone et entrez un numéro de téléphone où les appelants peuvent transférer à partir de la messagerie vocale en composant 0, le cas échéant.
    • Si cette option est activée, saisissez la destination à laquelle les appels doivent être transférés.  Si cette fonction est configurée, assurez-vous d’enregistrer les messages d’accueil de votre messagerie vocale avec les instructions appropriées pour l’appelant. Par exemple, « Pour me contacter ou contacter mon assistant, appuyez sur 0. »


Messagerie vocale

  1. Sélectionnez quand la fonction de messagerie vocale doit être active :
    • Marche (les appels occupés et en absence sont redirigés vers la messagerie vocale).
    • Toujours (tous les appels sont directement redirigés vers la messagerie vocale).
    • Arrêt (pas de messagerie vocale).


Messagerie par télécopieur

  1. Activez ou Désactivez la messagerie par télécopieur.
    • Si cette option est activée, sélectionnez le numéro duquel vous souhaitez recevoir des fax entrants pour l’utilisateur dans la liste déroulante Numéro de téléphone.
  2. Attribuez un poste au numéro de télécopieur, s’il y a lieu.


Stockage des messages

  • Sélectionnez Boîte de réception du système si vous souhaitez que les messages soient accessibles par le téléphone ou le Portail de l’utilisateur de Calling. Vérifiez l’indicateur de message en attente sur le téléphone, le cas échéant.
  • Cochez Boîte de réception externe si vous souhaitez que tous les messages soient envoyés sous forme de fichier à l’adresse électronique que vous avez saisie pour l’utilisateur. .wav pour la messagerie vocale et .tiff pour le fax.


Messages d’accueil

Il existe deux types de messages d’accueil – Busy et No Answer.

  1. Le message d’accueil Busy Greeting est diffusé lorsque l’utilisateur est sur son téléphone ; la messagerie vocale est activée et l’appel en attente est désactivé.
  2. Le message d’accueil No Answer Greeting s’affiche lorsque l’utilisateur ne répond pas à son téléphone.

Les messages d’accueil peuvent également être enregistrés en composant le Portail vocal (en appuyant sur le bouton Message de votre téléphone VoIP) et en entrant le mot de passe du Portail vocal.

  1. Sélectionnez Nombre de sonneries avant d’écouter un message d’accueil avant l’écoute d’un message d’accueil de messagerie vocale.
  2. Sélectionnez le type de message que l’appelant entend lorsque la ligne est occupée.
  3. Sélectionnez Défaut – Pour écouter le message d’accueil par défaut du système.
  4. Sélectionnez Personnaliser pour télécharger votre propre message d’accueil personnalisé.
  5. Sélectionnez Télécharger et recherchez le fichier sur votre ordinateur. Tous les messages d’accueil de la messagerie vocale doivent être formatés en tant qu’attributs CCITT U-Law, 8.000 kHz, 8-bit Mono comme fichier.wav.
  6. Sélectionnez Ouvrir.
  7. Sélectionnez Enregistrer.

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